Svinn och mätning

Hur mycket läcker, och hur mäter vi det?

De flesta verkstäder och lager har en känsla av att för mycket försvinner. Få har en siffra att luta sig mot den dag frågan ställs. Den här genomgången beskriver var förbrukningen faktiskt läcker och hur ni tar fram ett underlag innan ni bestämmer er för en lösning.

Var det faktiskt försvinner

Fyra ställen där materialet lämnar lagret utan att lämna ett spår

• Utlämning utan spårning. Fri tillgång till hyllan eller skåpet fungerar tills någon undrar var förbrukningen tog vägen. Utan ett uttag kopplat till person, datum eller ordernummer går det inte att skilja legitim förbrukning från spill eller dubbelbeställning i efterhand.
• Hamstring vid arbetsplatsen. Osäkerhet om nästa påfyllning får folk att lägga undan ett eget lager i verktygslådan eller skåpet på avdelningen. Det bokförs som förbrukning, men är i praktiken ett privat lager som aldrig kommer tillbaka in i flödet.
• Verktyg som följer med hem. Handverktyg som lånas till ett jobb utanför arbetstid, eller som helt enkelt aldrig läggs tillbaka efter ett skift. Sällan uppsåtligt — men resultatet i bokföringen är detsamma: verktyget är borta och ingen vet när det försvann.
• Inköp förbi avtalet. En avdelning som beställer direkt från en lokal grossist istället för via det centrala avtalet, för att det är snabbare just den dagen. Volymen syns aldrig i den samlade statistiken, vilket gör hela mätningen missvisande innan man ens har börjat.

Innan ni köper något

Tre mätpunkter som säger mer än en känsla

• Inköpsvolym per artikel per avdelning. Bryt ut inköpsstatistiken per artikel och avdelning istället för att läsa den som en klumpsumma. En avdelning som förbrukar systematiskt mer än en jämförbar avdelning pekar ut var problemet sitter, utan att någon behöver peka finger.
• Jämförelse mellan skift. Kör avdelningen flera skift på samma utrustning och samma uppgifter går det att jämföra förbrukning skift mot skift. En skillnad som inte går att förklara med arbetsinnehållet är värd att följa upp.
• Inventering mot uttag. Räkna det fysiska lagret mot vad utlämningen — eller inköpen, om ingen utlämning finns — säger borde finnas kvar. Mellanskillnaden är den enda siffra som faktiskt beskriver svinnet. Allt annat är en uppskattning.

Vad underlaget faktiskt svarar på

Om ett utlämningssystem är värt det, eller inte

De tre mätpunkterna ovan ger ett ungefärligt underlag för vad svinnet faktiskt kostar — och det underlaget går att ställa mot vad ett utlämningssystem kostar i inköp, drift och administration. Utan det steget blir båda sidor av det räkneexemplet en gissning, och beslutet fattas på känsla i båda riktningarna.

Automat eller skåp går igenom när administrationen väger tyngre än svinnet den ska stoppa, och Utlämning och spårbarhet går igenom vilken nivå av registrering som faktiskt krävs för att mätningen ska gå att upprepa nästa år.